Buchhaltung & Archivierung

Im Gegensatz zu einer einmaligen Finanzplanung schreibt unser Family Office die Vermögenssituation der Familien kontinuierlich in einem Buchhaltungs- und Controllingsystem fort. Auf Basis einer Informationsvollmacht erhält das Family Office alle Transaktionsbelege. Die Family Office Buchhaltung erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah. Die sorgfältige Buchhaltung sichert die Basis für die Qualität der zukünftigen Auswertungen und damit auch für das Asset Management.

Das Vermögenscontrolling bietet durch die umfassende Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Informationen einen klaren, transparenten und vollständigen Vermögensüberblick.

Damit die Reports Impulse für die Steuerung des Vermögens geben können, zeigen sie sowohl die Quellen der Performance, des Risikos, des Cashflows als auch die Kosten auf. Die Beurteilung der erzielten Werte führen wir grundsätzlich über einen Vergleich mit den Vorgaben aus der strategischen Planung, mit Benchmarks, Kapitalmarktindizes und über zeitliche Vergleiche, zum Beispiel Monate und Jahre, durch.

Die Berichtsintervalle richten sich nach den Bedürfnissen unserer Kunden. Sie entscheiden, welche Reports Sie in welchem Umfang und in welchen Zyklen von uns erhalten. Das am meisten genutzte Berichtsintervall ist der Kalendermonat. Der Berichtsmonat dient als Basis für ein monatliches Treffen, in dem wir mit Ihnen Abweichungsanalysen diskutieren, damit Sie gegebenenfalls Entscheidungen treffen können.

Im Rahmen der Vermögensbuchhaltung führt das Family Office eine vollständige, treuhänderische Archivierung aller Geschäftsunterlagen und Buchhaltungsbelege mindestens unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen durch.

Im liquiden Vermögen erfolgt eine taggleiche Erfassung. Bei anderen Vermögensklassen, wie zum Beispiel Immobilien, erstellt der Hausverwalter einmal im Monat eine Abrechnung. Darüber hinaus hat der Verwalter Daten wie Leerstände oder Mietausfälle zu übermitteln.

Nicht jeder Hausverwalter ist es gewohnt, in einem derart kurzen Rhythmus zu berichten. In solchen Fällen hat das Family Office Überzeugungsarbeit zu leisten oder auch einen Austausch vorzunehmen. Das Format der Immobiliendatenlieferung gibt das Family Office klar und deutlich vor, da in der Branche keine einheitlichen Standards bestehen.
Entsprechend hoch sind die fachlichen Anforderungen an die Buchhalter.

Hochkompetende Mitarbeiter mit akademischen Abschlüssen oder Zusatzqualifikationen wie Bilanzbuchhaltungs-, Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüferexamen stellen die Qualität und Zuverlässigkeit unseres Family Office sicher.

Die Komplexität der Aufgabenstellung erfordert auch ein ausgefeiltes Qualitätskontrollsystem. Das Datenverarbeitungssystem unterstützt den Buchhalter zunächst durch vorprogrammierte technische Hilfestellungen. Für einzelne Geschäftsvorfälle sind die Buchungssätze zentral vorgegeben. Nach dem Vieraugenprinzip gibt ein zweiter Mitarbeiter erfasste Buchungen frei. Einmal monatlich führen wir Bestandsabstimmungen zwischen der Family Office Buchhaltung und anderen bestandsführenden Verwaltern durch.

Darüber hinaus prüft eine interne Revision zweimal pro Jahr die Richtigkeit der Buchungen wie auch die Einhaltung der Qualitätsgrundsätze. Nur so lassen sich Systemfehler rechtzeitig erkennen und beheben. Die Family Office Buchhaltung dient den Steuerberatern als Basis für die Steuererklärungen und Jahresabschlüsse der Steuerberater.

Nach oben